Das papierlose Büro – Eine Einführung
Viele Unternehmen sind auf dem Weg zum papierarmen oder papierlosen Büro. Und tatsächlich leben wir in der Geschäftswelt derzeit in zwei „Systemen“. Viele Kunden und Vertragspartner schicken Dokumente per Post auf Papier, man erhält Lieferscheine usw. Aber andererseits nimmt die E-Mail-Post weiter zu und jede Firma hat eine große Anzahl von Dateien, mehr oder weniger geordnet, gespeichert.
Für alle diese Dokumente – egal ob auf Papier, im Ordner abgeheftet, oder elektronisch – müssen Vorschriften beachtet werden. Handels- und steuerrechtliche Vorgaben, Regelungen zum Datenschutz usw. gelten für alle Dokumente, nicht nur für die elektronischen. Und so haben Unternehmen die doppelte Arbeit, eben in zwei „Systemen“. Daher lohnt es sich, den Weg zum papierlosen Büro voranzuschreiten und damit klare Vorgaben in nur einem System zu haben, nämlich dem elektronischen. Dadurch kommt es automatisch zu Einsparungen.
An dieser Stelle werden wir in den nächsten Wochen Rechtstipps geben, um Ihnen den Weg ins papierlose Büro zu erleichtern und Rechtssicherheit zu geben.
Das papierlose Büro – Aufbewahrungsfristen
Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 147 Abs. 1 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch.
147 Abgabenordnung: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2.die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3.Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4.Buchungsbelege,
4a. Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nummer 4a, sofern es sich bei letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt, können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1.mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
(3) Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.
(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.
(6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Teilt der Steuerpflichtige der Finanzbehörde mit, dass sich seine Daten nach Absatz 1 bei einem Dritten befinden, so hat der Dritte
1.der Finanzbehörde Einsicht in die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Daten zu gewähren oder
2.diese Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde maschinell auszuwerten oder
3.ihr die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen.
Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. In Fällen des Satzes 3 hat der mit der Außenprüfung betraute Amtsträger den in § 3 und § 4 Nummer 1 und 2 des Steuerberatungsgesetzes bezeichneten Personen sein Erscheinen in angemessener Frist anzukündigen.
- 257 Handelsgesetzbuch: Aufbewahrung von Unterlagen
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
- Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handelsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
- Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten
1.mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Damit sind die wichtigsten Aufbewahrungsfristen 10 und 6 Jahre. Aus Spezialgesetzen (Beispiel: Gefahrstoffe) können sich längere Fristen ergeben. Aus diesem Grund muss jedes Unternehmen branchenspezifische Fristen beachten.
Original-Unterlagen, die ordnungsgemäß gescannt und archiviert wurden, können bis auf wenige Ausnahmen vernichtet werden. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Beitrag.
Das papierlose Büro – Archivierung von Papierunterlagen
Grundsätzlich gilt, dass Originalunterlagen aufbewahrt werden müssen. Was auf Papier reinkommt, bleibt auf Papier. Was elektronisch reinkommt, wird nicht ausgedruckt, sondern elektronisch archiviert. Denn ansonsten liegt das Original nicht mehr vor. Wie mit der Flut von eingehenden E-Mails umzugehen ist, erfahren Sie im nächsten Artikel.
Die Ausnahme von der Aufbewahrung im Original ist eine elektronische Archivierung von eingehender Papierpost. Diese ist zulässig, wenn es sich um eine exakte bildliche Wiedergabe des Originals handelt, welche unveränderlich und maschinenlesbar ist.
In der Regel geschieht dies durch das Einscannen der Dokumente und deren Abspeichern in einem Dateiformat, das die Unveränderbarkeit garantiert und gleichzeitig langfristig einfach anzuzeigen ist (Hierbei ist an die 10jährige Aufbewahrungsfrist zu denken – Wählen Sie ein „exotisches“ Dateiformat, wissen Sie nicht, ob Sie in 9 Jahren noch die Lizenzen hierfür haben bzw. diese noch unproblematisch öffnen können.).
Um die exakte bildliche Wiedergabe und die Ordnungsgemäßheit des Scanvorgangs zu garantieren und bei einer Steuerprüfung auch nachweisen zu können, benötigen Sie eine Dienstanweisung für das Scannen (Wer darf scannen? Wie wird gescannt? Wie wird gespeichert? Fehlervermeidung usw.).
Wenn Sie ordnungsgemäß gescannt und abgespeichert haben, können Sie das Original vernichten. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Zeit, wenn Sie das Dokument später suchen (Die IT bietet in der Regel bessere Suchfunktionen als der Keller), sondern Sie sparen auch Platz. In größeren Firmen besteht der Vorteil, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf ein archiviertes Dokument zugreifen können.
Das papierlose Büro – Umgang mit E-Mails
Viele Unternehmen fragen sich, ob Sie tatsächlich alle E-Mails archivieren müssen, die Sie in Ihrem Posteingang finden. Die eindeutige Antwort lautet: Das müssen Sie nicht und das dürfen Sie auch nicht. Denn insbesondere bei eingehenden E-Mails sind die datenschutzrechtlichen Löschfristen zu beachten!
Zunächst aber zu der Frage, welche E-Mails archiviert werden müssen. Dies sind die goldenen Regeln:
- Aufbewahrungspflichtig ist eine E-Mail, wenn sie einen aufbewahrungspflichtigen Inhalt hat.
- Anhänge von E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn sie einen aufbewahrungspflichtigen Inhalt haben bzw. wenn die aufbewahrungspflichtige E-Mail nur zusammen mit dem Anhang verständlich ist.
- E-Mails, die nur Transportmittel für einen Anhang sind und keinen eigenen Inhalt haben, müssen nicht aufbewahrt werden. Hier empfiehlt es sich, nur den Anhang zu speichern.
- Wenn eine E-Mail verschlüsselt eingeht, empfiehlt es sich, diese unverschlüsselt zu speichern.
- Grundsätzlich sind E-Mails im Originalformat zu speichern. Wenn Ihr Archivierungsprogramm eine Konvertierung vorsieht, ist das zulässig, wenn die E-Mail dabei unverändert bleibt und die Auffindbarkeit gegeben ist.
- Es empfiehlt sich, eine getrennte Aufbewahrung von steuerrelevanten und anderen E-Mails zu organisieren. Grundsätzlich darf im Rahmen einer Steuerprüfung in Ihren elektronischen Unterlagen eine Volltextsuche von der Finanzbehörde durchgeführt werden!
- Speichern Sie E-Mails sicher (gegen Verfälschung und Verlust – hierzu zählen sowohl Angriffe von außen im Sinne einer Schadsoftware, als auch Fehler der eigenen Mitarbeiter, die durch Kontrollmechanismen und Organisationsanweisungen minimiert werden können).
Eine E-Mail ist solange aufzubewahren, wie sich dies aus Ihrem Inhalt ergibt (siehe unseren Artikel über Aufbewahrungsfristen). E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt sind z.B. 10 Jahre aufzubewahren. Bei allgemeinen Anfragen oder eingehende Bewerbungen macht eine Aufbewahrung von 6 Monaten Sinn. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu löschen! Dabei ist auch daran zu denken, technische Vorkehrungen zu schaffen, dass bei Archivierung der E-Mail eine Löschung im E-Mail-Programm (z.B. Outlook) erfolgt, sodass später bei den Löschfristen keine Versäumnisse entstehen.
Ihre Ansprechpartnerin zum Thema Datenschutz:
