Das papierlose Büro - Aufbewahrungsfristen

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 147 Abs. 1 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch.

147 Abgabenordnung: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:

1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

2.die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,

3.Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,

4.Buchungsbelege,

4a. Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,

5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nummer 4a, sofern es sich bei letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt, können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1.mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2.während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

(3) Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.

(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

(6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Teilt der Steuerpflichtige der Finanzbehörde mit, dass sich seine Daten nach Absatz 1 bei einem Dritten befinden, so hat der Dritte

1.der Finanzbehörde Einsicht in die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Daten zu gewähren oder

2.diese Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde maschinell auszuwerten oder

3.ihr die für den Steuerpflichtigen gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen.

Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. In Fällen des Satzes 3 hat der mit der Außenprüfung betraute Amtsträger den in § 3 und § 4 Nummer 1 und 2 des Steuerberatungsgesetzes bezeichneten Personen sein Erscheinen in angemessener Frist anzukündigen.

 

  • 257 Handelsgesetzbuch: Aufbewahrung von Unterlagen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  2. die empfangenen Handelsbriefe,
  3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten

1.mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2.während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

 

Damit sind die wichtigsten Aufbewahrungsfristen 10 und 6 Jahre. Aus Spezialgesetzen (Beispiel: Gefahrstoffe) können sich längere Fristen ergeben. Aus diesem Grund muss jedes Unternehmen branchenspezifische Fristen beachten.

Original-Unterlagen, die ordnungsgemäß gescannt und archiviert wurden, können bis auf wenige Ausnahmen vernichtet werden. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Beitrag.

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Arbeitsrecht

Verkehrsrecht

Datenschutz

Reiserecht

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Ihre Ansprechpartnerin zum Thema Datenschutz:

Rechtsanwältin Dr. Marina Bolinski

„Die größten Irrtümer rund ums Erben und Vererben“

Irrtum 3: Zur Errichtung eines Testaments muss ich zum Notar

Ein Testament ist bereits dann wirksam, wenn es zu Hause handschriftlich mit Stift und Papier verfasst wird, ohne dass jemand hiervon etwas mitbekommt. Selbstverständlich können Sie Ihren letzten Willen auch von einem Notar beurkunden lassen, dieses Testament wäre jedoch nicht wirksamer als ein eigenhändig geschriebenes.

Zur formellen Wirksamkeit eines Testaments müssen lediglich einige Punkte beachtet werden: Das Testament muss durchgehend handschriftlich verfasst sein und am Ende von Ihnen unterschrieben werden. Zudem sollten Ort und Datum angegeben werden. Damit Sie sicher sein können, dass das Testament auch tatsächlich nach dem Tode aufgefunden wird, können Sie dieses bei Gericht in amtliche Verwahrung geben.

Trotzdem ist es ratsam, sich vorher rechtlichen Rat einzuholen, damit Ihr letzter Wille auch tatsächlich wie von Ihnen gewünscht umsetzbar ist.

Ihre Ansprechpartnerin zum Thema Erbrecht:

Rechtsanwältin Eva Meyer

Das papierlose Büro - Eine Einführung

Viele Unternehmen sind auf dem Weg zum papierarmen oder papierlosen Büro. Und tatsächlich leben wir in der Geschäftswelt derzeit in zwei „Systemen“. Viele Kunden und Vertragspartner schicken Dokumente per Post auf Papier, man erhält Lieferscheine usw. Aber andererseits nimmt die E-Mail-Post weiter zu und jede Firma hat eine große Anzahl von Dateien, mehr oder weniger geordnet, gespeichert.

Für alle diese Dokumente – egal ob auf Papier, im Ordner abgeheftet, oder elektronisch – müssen Vorschriften beachtet werden. Handels- und steuerrechtliche Vorgaben, Regelungen zum Datenschutz usw. gelten für alle Dokumente, nicht nur für die elektronischen. Und so haben Unternehmen die doppelte Arbeit, eben in zwei „Systemen“. Daher lohnt es sich, den Weg zum papierlosen Büro voranzuschreiten und damit klare Vorgaben in nur einem System zu haben, nämlich dem elektronischen. Dadurch kommt es automatisch zu Einsparungen.

An dieser Stelle werden wir in den nächsten Wochen Rechtstipps geben, um Ihnen den Weg ins papierlose Büro zu erleichtern und Rechtssicherheit zu geben.

Ihre Ansprechpartnerin zum Thema Datenschutz:

Rechtsanwältin Dr. Marina Bolinski

Datenschutz am Arbeitsplatz X

Recht auf Vergessenwerden

Zuletzt kommen wir in unserer Reihe zum Datenschutz am Arbeitsplatz auf das Recht zur Löschung und zum Vergessen werden gemäß Art. 17 – 19 DSGVO. Arbeitsverhältnisse werden beendet, entweder wegen Kündigung des Arbeitsvertrages oder wegen Erreichen der Altersgrenze durch den Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber darf allerdings die Daten seiner Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht grenzenlos aufbewahren. Er hat die Daten zu löschen. Einschränkend ist allerdings zu berücksichtigen, dass es Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten gibt, die dem Arbeitgeber das Recht geben, bestimmte Daten des Arbeitnehmers auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus aufzubewahren. Dies gilt zum einen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Beitragsabführung bei der Sozialversicherung oder bezüglich der Steuern. Zum anderen können weitere Verpflichtungen bestehen, z. B. der Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Betriebsrente.

Soweit das Arbeitsverhältnis geendet ist und der Arbeitgeber aus den oben genannten Gründen noch Daten des Arbeitnehmers aufbewahren darf, hat er jedoch alle nicht benötigten Daten zu löschen (z.B. Abmahnungen, Abrechnung von Dienstfahrten, Urlaubslisten usw.). Im Übrigen hat er dafür zu sorgen, dass die Verarbeitung der Daten eingeschränkt wird. Das bedeutet, dass Daten, die eigentlich schon hätten gelöscht werden müssen, im Rahmen ihrer Aufbewahrungspflicht nur noch von bestimmten Personen eingesehen werden sollten. Hierzu wird beispielsweise auf der Papierakte ein Sperrvermerk eingerichtet (Aufdruck „gesperrt“) und die Akte gesondert von den übrigen Personalakten verwahrt. Bei gespeicherten Dateien müssen die personenbezogenen Daten aus der EDV soweit entfernt werden, dass sie nur noch einem kleinen Personenkreis, z.B. dem Geschäftsführer oder dem Mitarbeiter aus der Buchhaltung, zur Verfügung stehen. Die Eingrenzung dieses Personenkreises und der Zugriffszwecke kann durch speziellen Passwortschutz oder separate Speicherung erfolgen.

Für Arbeitgeber ist es unumgänglich, die vorstehenden Ausführungen zu beachten und entsprechende organisatorische Vorkehrungen zu treffen, da ihm ansonsten die Sanktionen aus der Datenschutzgrundverordnung drohen (z.B. Bußgeld und Schadensersatz).

Ihre Ansprechpartnerinnen zum Thema Datenschutz:
Fachanwältin Dr. Marina Bolinski
und
Fachanwältin Linn van Raay

Datenschutz am Arbeitsplatz IX

Arbeitsrechtliche Pflichtverletzungen in den Sozialen Medien

Das Arbeitsgericht Düsseldorf sollte vor einigen Jahren einen Fall entscheiden, in dem eine Auszubildende fristlos gekündigt wurde, weil ihr Arbeitgeber auf ihrer Facebook-Seite gelesen hatte: „Ab zum Arzt und dann Koffer packen“. Nach ihrer Krankmeldung beim Arbeitgeber machte sie tatsächlich Urlaub und postete auch ihre schönsten Urlaubsfotos im Netz.

Das Verfahren endete mit einem Vergleich. Es handelt sich um einen extremen Fall, aber immer wieder erlangen Arbeitgeber auch Kenntnisse aus dem Privatleben ihres Arbeitnehmers über Soziale Medien. Teilweise äußern sich Arbeitnehmer dort auch negativ über den Chef, den Betrieb oder Kollegen bzw. plaudern interne Firmenangelegenheiten aus.

Bei allen diesen Vorgängen stellt sich die Frage: Darf der Arbeitgeber auf privaten Seiten nach Hinweisen für arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen suchen und diese auch für den Ausspruch einer Abmahnung oder Kündigung verwenden? Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass er das darf.

Bei der Fragen nach den Konsequenzen vertragswidrigen Verhaltens macht es zunächst einen großen Unterschied, ob die Äußerungen, z.B. auf einer Facebook-Seite, nur für einen begrenzten Personenkreis ersichtlich war (vergleichbar einem privaten Gespräch) oder öffentlich einsehbar ist. Bei einer öffentlichen Äußerung muss der Arbeitnehmer in jedem Fall mit Konsequenzen rechnen; welche das sein können, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. In schwerwiegenden Fällen haben die Gerichte auch fristlose Kündigungen für zulässig erachtet.

Postings auf einem privaten Profil nur gegenüber Freunden sind jedoch ebenfalls äußerst kritisch zu sehen. Das Landesarbeitsgericht Hamm erklärte eine Kündigung für rechtmäßig, weil ein Auszubildender auf seinem privaten Facebookprofil unter der Rubrik „Arbeitgeber“ diesen u.a. als Ausbeuter bezeichnet hatte. Dabei reicht es schon aus, die Privatheit der Angelegenheit aufzuheben, wenn der Freundeskreis der Personen, die das Profil einsehen können, zu groß ist oder das Profil auch von Freunden von Freunden gesehen werden kann.

In jedem Fall ist daher bei Äußerungen in privaten Netzwerken über den Arbeitgeber oder den Arbeitsplatz Vorsicht angesagt.

Ihre Ansprechpartnerinnen zum Thema Datenschutz:
Fachanwältin Dr. Marina Bolinski
und
Fachanwältin Linn van Raay

Datenschutz am Arbeitsplatz VIII

Moderne Kommunikation im Betriebsrat

Der Betriebsrat hat gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch auf Zurverfügungstellung von Räumen sowie Informations- und Kommunikationstechnik und weiteren sachlichen Mitteln. Dass hierzu ein Telefon und ein PC gehören, ist wohl selbstverständlich. In der Rechtsprechung bisher noch nicht ausdiskutiert ist aber die Frage, ob aufgrund des technischen Fortschrittes der Anspruch auf ein Handy oder iPad besteht.

Zweifellos können diese Geräte dem Betriebsrat seine Arbeit erleichtern, ihm problemlosen Zugriff auf Kommunikation und Daten ermöglichen. Für die Rechtsprechung ist aber entscheidend, ob die Geräte erforderlich sind. Bei der Prüfung der Erforderlichkeit wird eine Einzelbetrachtung vorgenommen, die sich im Wesentlichen auf folgende Kriterien erstreckt: Aufgaben des Betriebsrates, Größe und Art des Betriebes, Größe des Betriebsrates und Einzelfallumstände. Wichtig ist auch die Frage, ob im Betrieb die Ausstattung mit einem Handy oder iPad zum Standard gehört. Wo kein Arbeitnehmer über ein iPad verfügt, kann sicher auch der Betriebsrat kein solches für seine Arbeit verlangen. Letztlich wird aber auch der Arbeitgeber selbst prüfen müssen, was sinnvoll ist und wie er dem Betriebsrat seine Arbeit erleichtern kann.

Wichtig ist jedoch, dass auch der Betriebsrat die Vorschriften zum Datenschutz einhalten muss und – falls er über moderne Kommunikationsmittel verfügt – diese auch entsprechend gegen Datenverlust und jede Art von unbefugtem Zugriff absichern muss.

Ihre Ansprechpartnerinnen zum Thema Datenschutz:
Fachanwältin Dr. Marina Bolinski
und
Fachanwältin Linn van Raay
„Die größten Irrtümer rund ums Erben und Vererben“
In den nächsten Wochen informieren wir regelmäßig zum Thema „Erben und Vererben“ und räumen mit einigen gängigen Irrtümern auf. Viele Menschen scheuen die frühzeitige Auseinandersetzung mit dieser Thematik, dabei geht es doch schlussendlich um das selbst erarbeitete Vermögen. Zur Vermeidung von Unklarheiten und Streitigkeiten ist es daher sinnvoll, sich rechtzeitig beraten zu lassen.

Irrtum 2: Wer nichts erben will, muss nichts tun

Leider immer noch weit verbreitet ist der Irrtum, dass man schlichtweg untätig sein braucht, wenn man nichts erben will, „man müsse die Erbschaft ja schließlich nicht annehmen.“

Das Gegenteil ist jedoch der Fall: Zum Todeszeitpunkt des Erblassers ist der Erbe in die Erbenstellung automatisch eingetreten, ob er nun möchte oder nicht. Die Erbenstellung lässt sich lediglich dadurch beseitigen, dass das Erbe aktiv ausgeschlagen wird. Die Ausschlagung muss innerhalb von sechs Wochen ab Kenntnis des Erbfalls und der eigenen Erbenstellung gegenüber dem Nachlassgericht erklärt werden, sodass hier stets Eile geboten ist.

Die Tragweite dieses Irrtums zeigt sich insbesondere in dem Fall, wenn das Erbe zum größten Teil aus Schulden besteht, denn auch diese werden schließlich vererbt. Bleibt man in diesem Fall untätig, so hat man für die Schulden des Erblassers unter Umständen mit seinem Privatvermögen zu haften. Um dies zu vermeiden, ist es unbedingt ratsam, sich rechtzeitig entsprechend zu informieren und ggf. auch rechtlichen Rat einzuholen.

Ihre Ansprechpartnerin zum Thema Erbrecht:

Rechtsanwältin Eva Meyer

„Die größten Irrtümer rund ums Erben und Vererben“
In den nächsten Wochen informieren wir regelmäßig zum Thema „Erben und Vererben“ und räumen mit einigen gängigen Irrtümern auf. Viele Menschen scheuen die frühzeitige Auseinandersetzung mit dieser Thematik, dabei geht es doch schlussendlich um das selbst erarbeitete Vermögen. Zur Vermeidung von Unklarheiten und Streitigkeiten ist es daher sinnvoll, sich rechtzeitig beraten zu lassen.

Irrtum 1: Mein Ehepartner erbt sowieso alles

Zunächst kommt es darauf an, ob der Erblasser ein Testament hinterlassen hat oder nicht. Selbstverständlich kann der Ehegatte im Testament bzw. erbvertraglich zum Alleinerben eingesetzt werden.

Liegt jedoch kein Testament/Erbvertrag vor, so gilt die gesetzliche Erbfolge, die nicht automatisch den Ehegatten als alleinigen Erben vorsieht. Die Erbquote ist dann abhängig von den noch lebenden Verwandten des Erblassers, sowie von dem ehelichen Güterstand, in dem die Eheleute zum Zeitpunkt des Erbfalles lebten. Lebten die Eheleute im gesetzlichen Güterstand der Zugewinngemeinschaft, haben sie also keinen Ehevertrag geschlossen, der einen abweichenden Güterstand vorsieht, so erbt der Ehepartner zu 1/2 und die Kinder teilen sich die übrige Hälfte. Sind keine Kinder vorhanden, jedoch noch die Eltern oder Großeltern des Erblassers, so erbt der Ehepartner zu ¾ und die Eltern bzw. Großeltern teilen sich das übrige Viertel.

Es gilt jedoch zu beachten, dass bei komplexeren Familienstrukturen weitere gesetzliche Regelungen zum Tragen kommen, die Einfluss auf das gesetzliche Erbrecht nehmen.

Ihre Ansprechpartnerin zum Thema Erbrecht:

Rechtsanwältin Eva Meyer